Organisasi P3AI

1.      ORGANISASI P3AI-ITS.

Organisasi P3AI-ITS dibentuk berdasarkan  kedudukan dan tujuannya dimana secara struktural berada langsung dibawah Rektor dan koordinasinya dengan Pembantu Rektor Bidang Akademik (PR I). P3AI-ITS secara substansial juga mempunyai hubungan dengan lembaga normatif (senat akademik) dan Pusat Antar Universitas (PAU) Pusat Pengembangan Aktivitas Instruksional di UT Jakarta (DIRJEN-DIKTI Bid. Sarana dan Akademik), sebagai lembaga yang berwenang memberi akreditasi Penataran PEKERTI-AA di Indonesia.

Kedudukan

 

P3AI-ITS dipimpin oleh seorang Ketua Pusat yang dibantu oleh Sekretaris Pusat. Sekretaris Pusat memimpin sebuah sekretariat yang menangani aspek administrasi, keuangan, dan peralatan. Secara operasional Ketua dibantu oleh tiga Kordinator bidang yakni :

•·        Koordinator bidang Penelitian dan Pengembangan.

•·        Koordinator bidang Pembelajaran dan Pelatihan.

•·        Koordinator bidang Sarana dan Media Belajar.

Disamping itu dalam menyusun, mengembangkan, dan menjalankan program, P3AI didukung oleh kelompok sejawat (Peer group) yang beranggotakan dosen-dosen dari berbagai jurusan yang mempunyai minat dan kemampuan khusus yang berkaitan dengan aspek pendidikan.

 

 

2.      URAIAN KERJA

A.   Ketua.

        Bertugas untuk merencanakan dan menetapkan program kerja P3AI-ITS mengacu pada program kerja ITS, khususnya dalam bidang pengembangan akademik. Tugas yang lain adalah memonitor dan mengevaluasi atas pelaksanaan program tersebut. Ketua melaporkan dan bertanggung jawab kepada Rektor cq. Pembantu Rektor I.

 

B.   Sekretaris.

        Bertugas membantu ketua dalam melaksankan program P3AI-ITS. Bertugas menyusun program layanan administrasi, keuangan dan perlengkapan bagi keperluan pelaksanaan program kerja P3AI-ITS.

        Dalam tugas tersebut Sekretaris dibantu oleh tiga staf, yaitu Staf  Pemeliharaan & Pengelolaan Barang, Administrasi Keuangan & PUMK, Administrasi Kantor & Pemegang Buku Kas, ketiga staf itu selanjutnya disebut Staf Kesekretariatan. Sekretaris Pusat bertanggung jawab pada Ketua.

 

C.   Staf Kesekretariatan.

Bertugas melaksanakan pelayanan Administrasi, keuangan, pemeliharaan dan perlengkapan untuk keperluan pelaksanaan program kerja P3AI-ITS. Staf Kesekretariatan bertanggung jawab pada Sekretaris. 

 

        C.1. Staf  Pemeliharaan & Pengelolaan Barang,

•·        Memeriksa kondisi  barang inventaris (opname fisik) yang sudah rusak dan perlu perbaikan

•·        Pembuatan Daftar Inventaris masing-masing ruang P3AI

•·        Melaporkan ke bagian perlengkapan adanya pembelian barang dan laporan selisih data lama dengan data baru barang inventaris setelah validasi.

•·        Mencatat keluar masuk barang habis pakai.

•·        Melayani peminjaman barang; buku,alat, Meeting Room.

•·        Memelihara website ,memasukkan berita dan kegiatan P3AI-ITS.

•·        Membuat sertifikat peserta Pelatihan/Lokakarya /Magang di P3AI-ITS

•·        Memelihara dan memberikan pelayanan penggunaan http://share.its ac.id .

•·        Ekspedisi surat, undangan, dll.

•·        Reformat data IPD on-line.

•·        Melaksanakan tugas-tugas lain yang diberikan atasan.

 

C.2. Administrasi Keuangan & PUMK,

•·        Membantu merencanakan kebutuhan P3AI tiap bulan.

•·        Mengajukan Uang Muka tiap bulan ke PR II.

•·        Membuat SPJ dana yang telah diajukan, termasuk Surat Setoran Pajak (SSP).

•·        Membuat laporan monitoring  penyerapan dana kegiatan tiap bulan ke atasan.

•·        Membantu dosen upload mata kuliah dalam SHARE-ITS

•·        Membantu mahasiswa  sebagai anggota SHARE ITS.

•·        Mengerjakan tugas lain yang diberikan atasan.

 

C.3. Administrasi Kantor & Pemegang Buku Kas,

•·       Mencatat seluruh  penerimaan dan pengeluaran keuangan serta dokumen-dokumen lainnya yang berhubungan dengan itu secara  teratur dan tertib kedalam Buku Bank, Buku Pajak, Buku Kas Harian, Buku Kas Tabelaris.

•·        Menyiapkan honorarium.

•·        Membuat, mengarsip dan mengumpulkan berkas yang berhubungan dengan Berita Acara kegiatan.

•·        Memeriksa berkas laporan Pelatihan dan meng-entry pada sistem data base peserta pelatihan.

•·        Mencatat surat masuk dan keluar.

•·        Mengarsip surat, bukti transaksi, dan absensi.

•·        Mencatat dan memeriksa agenda harian.

•·        Mengelola dokumen dan pustaka P3AI-ITS.

•·        Melaksanakan tugas-tugas lain dari atasan.

 

D.    Koordinator Bidang.


Koordinator Bidang bertugas menyusun program kerja dan melaksanakannya dengan dibantu oleh staf ahli (peer group) dibidang masing-masing. Koordinator Bidang bertanggung jawab pada Ketua.

 

D.1.  Koordinator bidang Penelitian dan Pengembangan,

Bertugas membantu Ketua dalam hal;

•·        Menyusun  program penelitian dan pengembangan pembelajaran.

•·        Membuat laporan IPD dalam bentuk buku & Slide Presentasi tiap semester.

•·        Melaksanakan penelitian dan pengembangan pembelajaran.

•·        Membuat laporan kegiatan dan melaporkan kepada Ketua.

       D.2. Koordinator bidang Pembelajaran dan Pelatihan,

       Bertugas membantu Ketua dalam hal;

•·        Menyusun program pelatihan pengembangan pembelajaran.

•·        Menyusun materi dan penjadwalan pelatihan.

•·        Menentukan trainer sesuai materi pelatihan.

•·        Membuat konsep SK kepanitiaan.

•·        Menentukan kualifikasi  dan jumlah peserta pelatihan.

•·        Membuat konsep undangan dan sertifikat.

•·        Membuat laporan kegiatan dan melaporkan kepada Ketua.

       D.3. Koordinator bidang Sarana dan Media Belajar.

Bertugas membantu Ketua dalam hal;

•·        Menyusun program pengembangan Sarana dan Media Pembelajaran.

•·        Memelihara dan mengembangkan e-Learning (SHARE-ITS).

•·        Sosialisasi Bahan ajar berbasis e-Learning.

•·        Mengembangkan model-model Micro Teaching.

•·        Membuat laporan kegiatan dan melaporkan kepada Ketua.

 

E. Peer Group

 

Peer Group sebagai staf ahli yang bertugas membantu penyusunan & pelaksanaan program kerja dibawah koordinasi Koordinator Bidang. Peer Group melaksanakan tugasnya sesuai dengan keahliannya masing-masing untuk membantu menyelesaikan permasalahan pembelajaran di ITS. Peer Group dalam melaksanakan tugasnya bertanggung jawab pada Ketua.

Uraian tentang struktur organisasi P3AI-ITS jika digambarkan dalam diagram adalah sebagai berikut,

 

 

 

struktur

 

 

3. MEKANISME MONITORING dan EVALUASI ORGANISASI.

 

Sistem monitoring dan evaluasi program-program kerja P3AI-ITS, akan dilaksanakan dalam periode yang tetap, yaitu tiap 6 bulan dengan alur dan uraian kerja sebagai berikut,


1. Koordinator Bidang beserta anggota staf ahli berkewajiban melaksanakan semua program yang telah disusun sesuai dengan jadwal dan anggaran yang telah ditetapkan, dan memberikan laporan kemajuan (secara tertulis) setiap kegiatan yang telah dilaksanakan kepada Ketua P3AI-ITS. Laporan kemajuan pelaksanaan program juga dapat disampaikan pada saat rapat-rapat yang diadakan oleh P3AI-ITS, sehingga setiap anggota dapat mengikuti proses kemajuan program-program yang sedang dijalankan.


2. Pada saat yang bersamaan dengan item-1, Sekretaris, yang memimpin Kesekretariatan, juga harus melaporkan program-program yang berkaitan dengan pelayanan administrasi, keuangan dan perlengkapan kepada Ketua P3AI-ITS. Hal-hal yang bersifat penting dan mendesak bisa disampaikan pada saat rapat rutin yang diadakan oleh P3AI-ITS.


3. Melalui rapat lengkap yang diadakan oleh P3AI-ITS, Ketua P3AI-ITS, Sekretaris, Koordinator Bidang, Peer Group (Staf Ahli), dan Staf Kesekretariatan, menganalisa dan melakukan evaluasi terhadap pencapaian program-program yang sedang dijalankan. Melihat kendala-kendala yang ditemui, dan mencarikan solusi yang sesuai secara bersama. Selanjutnya menyusun laporan, sebagai bahan untuk membuat laporan yang komprehensif pada Rektor cq. PR-I, pada akhir setiap tahun.

Legetøj og BørnetøjTurtle